Excel используется повсеместно в качестве простейшей и наиболее дешевой автоматизированной системы. Она прекрасно знакома всем финансистам и позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы.

Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, что облегчает ввод данных.

По поводу недостатков использования Excel для бюджетирования написано очень много и авторы, как правило грешат излишним сгущением красок. Это происходит потому, чтоу них уже есть готовое решение, некая  альтернатива в виде специализированного продукта. Мы, все таки  попробуем составить объективную картину.

Причинами использования MS Excel для автоматизации бюджетирования являются быстрое и недорогое внедрение процессов планирования, доступность и простота освоения продукта. Причем в подавляющем большинстве случаев имеющаяся в этом продукте функциональность до конца не используются.

Но даже в таком варианте удобство, простота, интуитивная понятность электронных таблиц обеспечивает растущее число поклонников и приверженцев.

Это очевидно. Более того, даже на последнем Гартнер саммите (самая значимая конференция в области Business Intelligence и Data Warehouse) в Лас Вегасе было признано, что Excel остается основным приложением  для решения задач в области репортинга, планирования и анализа.

 

У бюджетирования на основе электронных таблиц есть, конечно же свои  недостатки. Ниже мы рассмотрим основные, на которые чаще всего обращается внимание,  и попробуем разобраться насколько они критичные.

Наша задача не развенчать чью-то точку зрения, а понять какие, на самом деле возможности электронных таблиц, а где действительно функциональности Excel будет недостаточно.

Чаще всего обращается внимание на следующие:

  1. В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом.

  2. Во-первых: Что понимать под словом пользоваться?  Для просмотра файл всегда откроется. В этом режиме в него нельзя вносить изменения и не видны изменения после последнего сохранения файлов. В остальном, смотреть и анализировать данные в файле Excel могут любое количество пользователей;

    Во-вторых: в Excel, начиная с 97 предусмотрен механизм управления совместной работы с книгой(файлом).  Это не очень простой механизм и, прежде чем его использовать, нужно детально разобраться, как он работает. Но такая возможность есть. Об этом написано в многочисленных руководствах, в крайнем случае -  нажимаем F1, поиск: "совместная работа", читаем, пробуем.


  3. Невозможно составлять несколько вариантов бюджета. Для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что приводит к путанице.

  4. Если не использовать средства ОЛАП, да, каждый вариант бюджета желательно организовывать в отдельном файле.  У каждого файла свое имя, место, атрибуты. Для того чтобы не было путаницы, нужно просто грамотно организовать структуру и правила обращения с этими файлами. Именно так это сделано во всех специализированных программах. Варианты бюджета возникают на этапе подготовки, их действительно может быть много. Но если говорить о возможных альтернативах это обычно 2-3. Затем, уже во время реализации бюджета, могут возникать изменения в параметрах. Соответственно создается новая рабочая версия бюджета, а старая версия «сдается в архив». В любом случае, в процессе исполнения в определенный момент существует только один рабочий бюджет.


  5. Консолидировать данные нужно вручную, что вызывает большое количество ошибок и несоответствий

  6. Действительно консолидировать данные нужно вручную, но если делать совсем просто. Решить это можно с помощью небольшого макроса. Если же на предприятии процесс бюджетного управления детально разработан и соблюдается, то консолидация (т.е. сбора информации из разных подразделений) происходит организованно и безболезненно. Что касается человеческого фактора, то он может проявиться  в любой, самой совершенной программе. ( примеры банальные, но тем не менее: авария на ЧАЭС, Саяно-Шушенской ГЭС …)

     


  7. Нет гибких механизмов разграничения доступа к данным, все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть ограничены.

  8. Если информация организована в одном файле, то существует такая проблема. Любой пользователь, открывший файл, открывает и все его рабочие листы.  Доступ к отдельным листам может быть ограничен, но сделать многоуровневую систему доступа будет сложно.

    Как решается эта проблема? Файлы от подразделений, естественно доступны только этим подразделениям и менеджеру, составляющему бюджет. Сведенная информация, или Мастер-бюджет, это уже уровень финансового аналитика, контроллера, менеджера, директора. У них, в любой системе будет полный доступ к информации. Если информация о размерах зарплаты должна быть конфиденциальной, значит в мастер-бюджет она может поступать либо суммарно, либо обезличенно. Например общий ФОТ отдела маркетинга, вместо перечисления фамилий и из зарплат. На уровне руководства, как правило нужны сводные отчеты и прогнозы. Нужно ли при этом закрывать доступ ко всей информации? Скорее всего, только для защиты от изменений. Это решается достаточно просто.


  9. Отсутствуют функции защиты данных от исправлений.

  10. На самом деле эта возможность есть, и неплохо организована в Excel.  можно защитить данные на уровне ячейки, листа, книги. Все это работает. На этапе подготовки составления бюджета все формы должны быть организованы с учетом этого фактора. В какие ячейки данные можно вносить, в какие нет. Более того, можно с помощью макроса установить невозможность изменить данные в файле, после того, как он закрыт. Это может быть полезно при составлении бюджетов  подразделений.  Ответственный за его составление может быть уверен, что никто не изменит, внесенные им данные.


  11. У системы низкая производительность при работе с большими объемами данных. Например, при редактировании бюджета, составленного на 3 года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и очень долго пересчитывать все данные после внесения каждого изменения.

  12. Насколько это действительно проблема?

    Во-первых: вычислительные мощности компьютеров растут с такой скоростью, что массивы данных, требующих обработки явно за ними не успевают. Такой аргумент можно было серьезно воспринимать лет 8-10 назад.

    Во-вторых:  Мастер-бюджет правильнее делать в одном файле. Даже если размер этого файла превысит 10 Мбт, а количество листов будет в пределах 40-50, это не будет препятствием для выполнения всех, заложенных в него алгоритмов.

    Могут быть проблемы, если модель построена на большом количестве сложных формул. Это вызывает некоторую задержку выполнения. Но, как показывает практика, бизнес -модель можно организовать достаточно простыми формулами и связями. Кроме того, задержка с загрузкой Excel файла, скорее всего, будет меньше, чем это происходит при работе с мощными серверными приложениями.


  13. В Excel затруднено прогнозирование.

  14. Все таки математические инструменты прогнозирования существуют в Excel, более того, любая математическая функция может быть реализована в Excel. Либо самостоятельно, а проще с помощью специализированных надстроек к Excel, которых написано великое множество. Если действительно есть в этом потребность, проще купить такую надстройку, чем полностью переходить на другую систему


  15. Недостаточная функциональность для бюджетирования (нет средств регламентации процесса)

  16. Продавцы многих специализированных программ утверждают, что у них уже на программном уровне формализован весь процесс сбора и обработки информации.

    Если говорить честно, то программа конечно может облегчить человеку выполнение формальных процедур, но она не способна учесть всю специфику, как технологическую, так и психологическую конкретного предприятия в конкретный период времени. Поэтому не стоит надеяться, что на машину можно переложить организационные функции. Это должны делать руководители организации, независимо от того, как именно автоматизирован сам процесс.


  17. Нет полноценного OLAP-анализа (все же сводные таблицы – это не полноценный OLAP)

  18. Действительно, чтобы использовать все преимущества OLAP кубов, должна быть клиент – серверная архитектура. Это задача принципиально другого уровня и нужно осознавать – готово ли предприятие к такого рода подходу при планировании. Но даже в этом случае, существуют решения, которые пытаются подружить OLAP сервер с таблицами Excel. Такие, например, как Palo или сам Microsoft, который очень уверенно движется именно в этом направлении. На упомянутой выше конференции Gartner BI Summit в Лас Вегасе, в частности прозвучала такая мысль :

    « Не важно, что вы пытаетесь делать, я не думаю, что это поможет вам противостоять Excel», а следовательно если это нельзя побороть, нужно использовать возможности данного инструмента в свою пользу.

Добавить комментарий