Как известно, подготовка отчетов и анализ достигнутых показателей это затратная по времени и деньгам процедура. На совещаниях каждый использует отчеты с разными данными. Так же эти данные получены из многочисленных источников данных и систем. Такая ситуация делает очень сложным подготовить серьезный отчет

и проанализировать получаемые данные.  Тем не менее, в большинстве случаев, бизнес данные формируют основу для принятия решений.

В прошлом такие концепции как «система поддержки управления», «система управленческой информации» носили очень общий характер и использовались для поддержки менеджмента в принятии решений.  Сейчас все чаще используется термин «Business Intelligence»

Сейчас Business Intelligence (BI) важная составляющая автоматических систем управления. BI включает в себя методы по подготовке данных для бизнеса и преобразование их в структурированную форму. Существует множество систем: KPI, Сбалансированная система показателей, методика консолидации и отчетности, которые можно отнести к системам построенным на BI платформе.

Есть серьезные основания для большого интереса на рынке к BI за последние несколько лет. Интерес был вызван тем, что  функциональность этих систем в сфере отчетности и анализа данных заметно отличается от привычных систем ( в основном ЕРП), в которых внедрение такой функциональности требует огромных усилий и необходимости консолидации данных из разных систем, чтобы получить полную картину.

Второй важной причиной является желание облегчить доступ к бизнес информации и возможность анализировать ее понятными и хорошо известными средствами, такими как, например, Excel, или через портал, который обеспечивает не только специалистам в ИТ, но и обычным пользователям доступ к данным.

Еще одна причина, которую следует упомянуть, это облегчение нагрузки на операционную бухгалтерскую систему. Правда снижение цен на компьютеры и повышение их производительности снизили значение этого аспекта.

Анализ бизнес данных стал возможен благодаря аналитическим системам, которые обеспечивают доступ к аналитическим данным (часто в форме так называемых «кубов») . чем больше компания, тем больше данных накапливается.  Кроме того, из-за неоднородности ИТ среды, данные должны интегрироваться из разных систем. Это является не только техническим требованием, но и семантическим. Последний пример, стандартизация данных в глобальных торговых отчетах (ведение данных в Евро или Долларах). Такие данные не будут достаточно информативны для менеджмента, если они не подготовлены соответствующим образом. Реализация таких задач с помощью BI систем значительно упрощает процесс принятия решений.

Это означает что BI системы необходимы, практически на всех уровнях управления. Они обеспечивают лиц, принимающих решения простыми решениями для доступа к ключевым показателям, отчетам и схемам. Более того, они позволяют менеджерам делать свой самостоятельный анализ с любым уровнем детализации. У руководителей специфические потребности и системы BI подходят тут как нельзя лучше: скорость, легкость в использовании, эксплуатация без помощи ИТ персонала, качественные данные, поддержка актуальности, реалистичность, интегрированность и постоянство.